Дата оприлюднення 19.08.2024
ГОРОДОЦЬКА СІЛЬСЬКА РАДА
РІВНЕНСЬКОГО РАЙОНУ РІВНЕНСЬКОЇ ОБЛАСТІ
Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я
сільського голови
19 серпня 2024 року с. Городок № 79
Про внесення змін до
розпорядження сільського голови
від 07 липня 2021 року № 67
“Про Інструкцію з діловодства
у Городоцькій сільській раді”
На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 „Деякі питання документування управлінської діяльності” (із змінами), наказу Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 „Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях” (із змінами), зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181, статті 7 Закону України „Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”, розпорядження голови Рівненської районної державної адміністрації-начальника районної військової адміністрації від 24 жовтня 2023 року № 194 „Про організацію діловодства в структурних підрозділах райдержадміністрації, виконавчих комітетах сільських, селищних, міських рад та забезпечення збереження, порядку передавання та подальшого користування документами установ – юридичних осіб, що припиняються”, керуючись статтею 42 Закону України „Про місцеве самоврядування”, з метою оптимізації ведення діловодства в Городоцькій сільській раді та у зв’язку з кадровими змінами у сільській раді:
1. Внести до Інструкції з діловодства у Городоцькій сільській раді, затвердженої розпорядженням сільського голови від 07 липня 2021 року № 67 „Про Інструкцію з діловодства у Городоцькій сільській раді”, зміни, що додаються.
2. Секретарю сільської ради, заступнику сільського голови з питань діяльності виконавчих органів сільської ради, керуючому справами виконавчого комітету сільської ради, керівникам виконавчих органів сільської ради забезпечити дотримання встановленого порядку роботи з документами.
3. Керівникам виконавчих органів сільської ради, при затвердженні бланків для листів та організаційно-розпорядчих документів керуватися змінами до Інструкції з діловодства у Городоцькій сільській раді та вимогами ДСТУ 4163-2020, затверджені наказом ДП „Український науково дослідний і навчальний центр проблем стандартизації та якості” від 01 липня 2020 року №144 „Про прийняття та скасування національних стандартів”.
4. Контроль за виконанням розпорядження залишаю за собою.
Сільський голова Сергій ПОЛІЩУК
Додаток
до розпорядження сільського голови
19.08.2024 № 79
ЗМІНИ
до Інструкції з діловодства у Городоцькій сільській раді
1. У тексті Інструкції з діловодства у Городоцькій сільській раді:
слова „відділ організаційного забезпечення, документообігу, мобілізаційної роботи, інформаційної діяльності, комунікацій з громадськістю та доступу до публічної інформації сільської ради” у всіх відмінках замінити словами „відділ організаційного забезпечення, документообігу, інформаційної діяльності, комунікацій з громадськістю та доступу до публічної інформації сільської ради”;
слова „відділ юридичного забезпечення та управління персоналом сільської ради” у всіх відмінках замінити словами „відділ кадрів сільської ради”.
2. Пункти 9 та 14 підрозділу „Загальні вимоги щодо створення документів” розділу „II. Документування управлінської інформації” викласти у такій редакції:
„9. Підготовка організаційно-розпорядчих документів у паперовій формі здійснюється з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2020 „Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів” (далі – ДСТУ 4163-2020).
14. Класи управлінської документації визначаються згідно з Класифікатором управлінської документації НК 010:2021 (далі – КУД).”.
3. Пункт 19 підрозділу „Бланки документів” розділу „II. Документування управлінської інформації” викласти у такій редакції:
„19. У сільській раді використовуються такі бланки документів:
бланки для листів (додаток 2, 3, 4);
бланки організаційно-розпорядчих документів сільської ради (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додатки 5, 6, 7)”.
У зв’язку з цим додатки до Інструкції з діловодства у Городоцькій сільській раді 7-15 вважати відповідно 8-16.”.
4. Додаток 9 до Інструкції з діловодства у Городоцькій сільській раді „Перелік документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою” доповнити пунктами 26-28:
„26. Розпорядження сільського голови.
27.Рішення сільської ради.
28. Рішення виконавчого комітету сільської ради.”.
5. Пункт 30 підрозділу „Реєстраційний індекс документів” розділу „II. Документування управлінської інформації” викласти у такій редакції:
„30. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.
Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в раді, зокрема індексами за номенклатурою справ, кореспондентів, виконавців, питань діяльності яких стосується документ.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою.
Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року, індексу за номенклатурою справ, наприклад: 845/01-15, де 845 – порядковий номер, 01-15 – індекс справи за номенклатурою.
Реєстраційний індекс вихідних документів складається з порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року та індексу за номенклатурою справ.
З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу додається відмітка, яка складається з літер:
вх. – для вхідних документів та вих. – для вихідних документів;
ДСК – для позначення документів з грифом „Для службового користування”.
6. Пункт 72 підрозділу „Відмітки про створення, виконання документа” розділу „II. Документування управлінської інформації” викласти у такій редакції:
Відомості про виконавця документа складаються з таких елементів: прізвища і власного імені виконавця документа, номера його службового телефону.
Приклад:
Федорчук Василь 123 45 67.
У внутрішніх документах допустимо зазначати лише прізвище виконавця документа і номер його службового телефону.
Приклад:
Федорчук 123 45 67.
Допустимо через кому зазначати кілька номерів телефонів, за якими можна зв’язатися з виконавцем.
Приклад:
Бойко Федір 123 45 67, 765 43 21.
В одному документі, за потреби, може бути зазначено відомості про 2-3 виконавців.
Приклад:
Примак Сергій 123 45 67
Зубрійчук Сергій 765 43 21
Відомості про виконавця документа оформлюють у нижньому лівому куті на лицьовому боці останнього аркуша документа.”.
7. Пункти 77, 78, 80, 99 підрозділу „Складення деяких видів документів” розділу „II. Документування управлінської інформації” викласти у такій редакції:
„77. Проєкти розпоряджень з основної діяльності та додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником відділу виконавчого органу сільської ради, в якому його створено, секретарем сільської ради, заступником сільського голови з питань діяльності виконавчих органів, посадовими особами, які визначені у проєкті документа, як виконавці завдань, що містяться в ньому, начальником юридичного відділу сільської ради, начальником відділу організаційного забезпечення, документообігу, інформаційної діяльності, комунікацій з громадськістю та доступу до публічної інформації сільської ради, іншими посадовими особами, яких стосується документ.
Проєкти розпоряджень з кадрових питань візуються головним спеціалістом відділу кадрів сільської ради, який створив документ, начальником відділу, а також залежно від видів розпоряджень іншими посадовими особами, яких стосується документ.
78. Усі проєкти розпоряджень сільського голови обов’язково візуються начальником юридичного відділу сільської ради та уповноваженою особою з питань запобігання та виявлення корупції в Городоцькій сільській раді.
80. Розпорядження підписуються сільським головою, а у разі його відсутності – посадовою особою, яка виконує його обов’язки та засвідчуються гербовою печаткою сільської ради.
99. Копії розпоряджень засвідчуються печаткою сільської ради „Для документів” (без зображення герба) чи печаткою відділу кадрів сільської ради і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав.
Альтернативними способами створення, пересилання і зберігання розпоряджень сільського голови, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин у виконавчих органах Городоцької сільської ради, апараті сільської ради та її виконавчого комітету в період дії воєнного стану є наступні електронні засоби комунікації: електронна пошта та месенджери Viber та Telegram.”.
8. Пункти 140, 147, 176 підрозділу „Документи до засідань колегіальних органів” розділу „II. Документування управлінської інформації” викласти в такій редакції:
„140. Останнім пунктом рішення визначається контроль за його виконанням з урахуванням змісту. Вказується, на кого покладається організація виконання рішення.
147. У сільській раді рішення погоджуються шляхом почергового проставляння віз:
автора(рів) рішення ради;
керівника виконавчого органу (органів) ради, до компетенції якого належить дане питання, чи визначених секретарем ради інших осіб, до компетенції яких належить дане питання;
секретаря сільської ради;
заступника голови сільської ради з питань діяльності виконавчих органів;
начальника юридичного відділу сільської ради;
уповноваженої особи з питань запобігання та виявлення корупції в Городоцькій сільській раді
начальника відділу організаційного забезпечення, документообігу, інформаційної діяльності та доступу до публічної інформації сільської ради;
голів профільних постійних комісій сільської ради (відповідно до розподілу функцій та повноважень).
176. Рішення виконавчого комітету ради підписуються сільським головою, а у разі його відсутності – посадовою особою, яка виконує його обов’язки та засвідчуються гербовою печаткою виконавчого комітету сільської ради.
Додатки до рішень підписує керуючий справами виконавчого комітету сільської ради.”.
Секретар сільської ради Людмила СПІВАК
СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК Городоцької сільської ради Рівненського району Рівненської області 22.07.2024 № 02 | СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК архівного управління Рівненської районної державної адміністрації 07.08.2024 № 08 |
